Hệ thống thư điện tử được sử dụng để các cơ quan, đơn vị nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh thực hiện gửi, nhận các loại văn bản hành chính, các thông tin phục vụ cho công vụ hoặc công việc có liên quan đến công vụ (lịch công tác của cơ quan, tài liệu trao đổi phục vụ công tác, tài liệu phục vụ các cuộc họp…).

Cơ quan nhà nước khi phát hành văn bản giấy phải gửi đến cơ quan nhà nước khác (trừ văn bản mật theo quy định), ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng với nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức); các loại văn bản, tài liệu trao đổi giữa cơ quan nhà nước với người dân, doanh nghiệp khi cung cấp các dịch vụ công, được trả lời bằng thư điện tử có hiệu lực tương đương với văn bản giấy; những văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữ các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi, không phải gửi thêm văn bản giấy…/.